【汇旺担保】 会议管理

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[拼音]:huiyi guanli

[英文]:conference management

对议事活动的管理,包括会议议题的确定、筹备到举行的全过程。会议是集众议事的一种组织活动,是国家行政机关推行工作的一种主要手段。有时也指某种特定的组织机构,如不结盟国家和政府首脑会议等。

根据不同的标准,会议种类可划分为:告知性会议、谋划性会议、执行性会议、立法性会议、临时性会议和常设性会议。常设性会议有固定的出席者和固定的议事规则,甚至有固定的开会时间和会议内容。

会议管理的原则主要是控制会议数量,提高会议质量,使会议充分发挥应有的作用。会议管理一般分为两个阶段。准备阶段:

(1)确定会议的议程、时间和地点。根据要解决问题的必要性和迫切性,确定会议的主题,选定议题,排列议程,决定出席者及会议的时间、地点。重要会议还须正式写出筹备计划。

(2)对会议议题进行准备。包括对各个议题所需材料的调查、研究、讨论、拟制、印制。

(3)会议的组织技术准备。包括向会议出席者发出通知,提前分发会议材料,安排会议场所及生活服务措施,会场布置等。举行阶段:

(1)按时举行会议,并在开幕时宣布或通过会议议程。

(2)严格按照议事规则或有关制度组织会议,包括对发言时间的限制。

(3)会议主持者要研究主持艺术,使会议开得有序、紧凑、高效。尤其要注意调动与会者的积极性。

(4)做好会议总结。每次会议要有最后成果,并告知与会者,必要时可在一定范围内公布。

(5)做好会后工作,整理会议记录和材料,做好财务决算,安排对会议决议的贯彻落实。

会议管理应讲究效率,全面考虑会议人力、财力和时间的消耗与收益之比。滥开会议会给行政管理带来许多弊端。

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